Экспертно-методическая комиссия муниципального бюджетного учреждения «Архив» (далее - ЭМК) осуществляет свою деятельность на основании Положения об ЭМК, утвержденного директором муниципального бюджетного учреждения «Архив» (далее - Архив).

Настоящий регламент устанавливает порядок, сроки и последовательность организационных процедур и действий должностных лиц, необходимых для осуществления полномочий ЭМК.

ЭМК на своих заседаниях осуществляет методическое руководство деятельностью экспертных комиссий организаций-источников комплектования МБУ «Архив».

1. Организация работы ЭМК

1.1. Основанием для рассмотрения на заседании ЭМК документов является поступившее в Архив обращение организации - источника комплектования Архива (далее - Заявитель).

Результатом деятельности ЭМК является решение ЭМК в отношении конкретных документов, перечень которых размещен в приложении 1.

1.2. В процессе деятельности ЭМК образуются следующие документы:

1) заключения членов ЭМК (приложение 2);

2) протоколы заседаний ЭМК с приложениями (приложение 3);

3) выписки из протоколов заседаний ЭМК (приложение 4).

1.3. Документы или предложения, представляемые на рассмотрение ЭМК, должны направляться в Архив с приложением необходимых документов, перечень которых указан в приложении 1 к настоящему регламенту.

1.4. Документы, представляемые на рассмотрение ЭМК, должны соответствовать требованиям, установленным следующими нормативными и нормативно-методическими документами:

1) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук(утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер 9059);

2) Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный номер 10291);

3) ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утвержден постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст; по заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ в государственной регистрации не нуждается – письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД);

4) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Министерством культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526).

1.5. На рассмотрение ЭМК предоставляются подлинники документов с необходимыми заполненными реквизитами.

1.6. На рассмотрение ЭМК выносятся зарегистрированные в Архиве документы, представленные в полной комплектности и с заключением члена ЭМК.

Ведомственные архивы могут предоставлять описи дел постоянного хранения, по личному составу в одном полном экземпляре с приложением последних листов остальных 3-х экземпляров для представления их на рассмотрение и проставления штампа Экспертно-проверочной комиссии Управления делами Правительства Саратовской области (далее - ЭПК).

1.7. Представленные документы не выносятся на рассмотрение ЭМК при наличии следующих оснований:

1) рассмотрение представленных документов (обращений) не входит в компетенцию ЭМК;

2) оформление представленных документов с нарушением требований нормативных и нормативно-методических документов, указанных в п. 1.4. настоящего регламента.

3) представление неполного комплекта документов, перечисленных в нормативных и нормативно-методических документах, указанных в приложении 1 настоящего регламента;

4) поступление документов, не позволяющих установить организацию, их направивших,

5) нарушение порядка и сроков представления документов на рассмотрение ЭМК, указанных в п. 3.3. настоящего регламента.

2. Приём и регистрация документов, поступивших на рассмотрение ЭМК

2.1. Документы по вопросам, относящимся к компетенции ЭМК, поступившие в Архив, регистрируются в делопроизводстве Архива в журнале регистрации входящих документов, после чего передаются секретарю ЭМК.

2.2. Секретарь ЭМК передает документы председателю ЭМК на рассмотрение.

Председатель ЭМК предварительно рассматривает в течение 2 (двух) дней документы и определяет члена ЭМК, ответственного за рассмотрение и подготовку заключения.

Председатель ЭМК фиксирует решение в своей рабочей тетрадии передает секретарю ЭМК для регистрации.

2.3. Секретарь ЭМК регистрирует документы в Журнале учета и распределения документов, поступивших на рассмотрение ЭМК и принятых решений ЭМК по ним (приложение 5) и в соответствии с резолюцией председателя ЭМК направляет зарегистрированные документы, поступившие на рассмотрение ЭМК, для составления заключений членам ЭМК в течение 3 (трех) рабочих дней с момента регистрации.

Секретарь ЭМК также составляет заключения и обладает всеми правами члена ЭМК.

2.4. Член ЭМК фиксирует в своей рабочей тетради, поступивший на рассмотрение документ,в течение 20 (двадцати) рабочих дней его рассматривает.

На документ, не имеющий нарушений требований, изложенных в п. 1.3. настоящего регламента готовится заключение члена ЭМК.

Документ, имеющий нарушения, возвращается членом ЭМК секретарю ЭМК с разъяснением нарушений, выявленных в представленных документах (разъяснения оформляются в письменном виде). Секретарь ЭМК возвращает документ для устранения нарушений отправителю в течение 3 (трех) рабочих дней.

После устранения нарушений документы могут быть повторно представлены на рассмотрение ЭМК.

3. Подготовка заключений на документы, поступившие на рассмотрение ЭМК

3.1. Члены ЭМК готовят заключения на документы, поступившие на рассмотрение ЭМК (приложение 2). Составитель несет ответственность за полноту и качество заключения.

3.2. Заключения готовятся в срок, не превышающий 20 (тридцать) рабочих дней с момента получения документов от секретаря ЭМК. В случаях, требующих проведения сложной длительной экспертизы, по решению председателя ЭМК срок составления заключения продлевается до 30 (тридцати) рабочих дней.

3.3. Документы, поступившие на рассмотрение ЭМК, с заключениями на них не позднее, чем за 3 (три) рабочих дня до заседания ЭМК представляются председателю ЭМК для проверки и контроля. При необходимости председатель ЭМК совместно с составителем заключения вносят исправления и уточнения в заключение.

3.4. Заключения, прошедшие проверку председателя ЭМК, вместе с документами, поступившими на рассмотрение ЭМК, выносятся на заседание ЭМК.

Документы, поступившие на рассмотрение ЭМК, заключения на которые не были представлены председателю ЭМК в указанный в п. 3.3. настоящего регламента срок, могут быть вынесены на заседание ЭМК с разрешения председателя ЭМК.

4. Проведение заседания ЭМК

4.1. Секретарь ЭМК формирует повестку дня, обеспечивает созывы заседаний комиссии и организует знакомство членов ЭМК с документами повестки дня. Секретарь ЭМК за 5 (пять) рабочих дней до заседания сообщает о дате и времени очередного заседания, в случае переноса даты и (или) времени проведения заседания ЭМК информирует членов ЭМК.

4.2. На заседания ЭМК могут приглашаться представители организаций, подготовивших рассматриваемые документы. Представители организаций имеют право участвовать в обсуждении документов, представленных на ЭМК.

4.4. Заседание ЭМК считается правомочным, если присутствует не менее половины состава комиссии и председатель ЭМК.

4.5. Члены ЭМК докладывают о своих заключениях и отвечают на поступившие вопросы. При необходимости ведется обсуждение представленных документов и заключений. В ходе обсуждения может быть принято решение о внесении дополнений и поправок в заключение, в таком случае члены ЭМК несут ответственность за внесение соответствующих поправок в свои заключения.

4.6. Решения ЭМК принимаются отдельно по каждому вопросу (заключению) путем равного открытого голосования простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭМК. Подсчет голосов ведет секретарь ЭМК. При разделении голосов поровну председатель ЭМК имеет право решающего голоса.

4.7. Заседания ЭМК протоколируются. Особые мнения членов ЭМК и других присутствующих на заседании лиц вносятся в протокол или прилагаются к нему.

4.8. После заседания ЭМК в течение 7 (семи) рабочих дней итоговые заключения в бумажном и электронном виде и документы, рассмотренные на данном заседании, с учетом внесенных изменений и дополнений, поступают секретарю ЭМК для составления протокола (приложение 3). Секретарь ЭМК имеет право требовать от членов ЭМК своевременной доработки заключений и сопроводительных документов по результатам обсуждения на заседании ЭМК.

5. Составление протокола заседания ЭМК

5.1. Секретарь ЭМК составляет проект протокола заседания в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней с момента получения всех документов согласно пункту 4.8. настоящего регламента и представляет для проверки председателю ЭМК. Председатель ЭМК в течение 7 (семи) рабочих дней проверяет проект протокола, после чего в течение 4 (четырех) рабочих дней секретарь вносит необходимые поправки. Итоговый протокол подписывается секретарем и председателем ЭМК и представляется для утверждения директору Архива.

5.2. Директор Архива в течение 5 (пяти) рабочих дней рассматривает протокол, при необходимости поручает председателю и секретарю ЭМК внести соответствующие поправки в протокол в течение 3 (трех) рабочих дней, после чего утверждает протокол.

Члены ЭМК и лица, приглашенные на заседание ЭМК, имеют право ознакомиться с протоколом и прилагаемыми документами.

5.3. Протокол заседания ЭМК, подписанный секретарем и председателем ЭМК, вступает в юридическую силу после утверждения его директором Архива.

5.4. В согласованных решением ЭМК документах, секретарь ЭМК проставляет штамп ЭМК с указанием номера и даты протокола заседания ЭМК.

5.5. Секретарь ЭМК несет ответственность за хранение протоколов заседаний ЭМК и их использование, осуществляет учет и отчетность о работе ЭМК.

6. Подготовка выписок из протокола с решениями ЭМК

6.1. Секретарь ЭМК, по необходимости, готовит выписки из протокола с решениями ЭМК (приложение 4) по необходимому пункту протокола в необходимом количестве экземпляров в течение 7 (семи) рабочих дней с момента утверждения протокола директором Архива.

7. Направление соответствующих выписок из протокола в адрес заинтересованных организаций

7.1. Выписки из протокола заседания ЭМК с решениями по документам, представленным организациями - источниками комплектования Архива, направляются секретарем ЭМК нарочно либо почтой в адрес соответствующих организаций. Вместе с выписками направляются сами документы, рассмотренные ЭМК.

8. Учет работы ЭМК

8.1. Рассмотренные и согласованные ЭМК документы секретарем ЭМК учитываются в Журнал учета согласованных ЭМК документов (приложение 6).

9. Организация контроля и проверка исполнения решений

9.1. Форма контроля исполнения вынесенных ЭМК решений и сроки представления при необходимости информации о выполнении решений ЭМК указываются в тексте протокола заседания.

9.2. Контроль за доработкой документов, прошедших утверждение или согласование с замечаниями, осуществляется членами ЭМК, готовившими заключения по этим документам. 

Приложение 1

ПЕРЕЧЕНЬ документов, представляемых на рассмотрение ЭМК МБУ «Архив»

Наименование документов Сопроводительная документация к основному документу (представляется единовременно) Решение комиссии Примечания
1 2 3 4 5
1 Инструкция по делопроизводству организации - источника комплектования МБУ «Архив», исключая районные органы местного самоуправления Представление организации - источника комплектования МБУ «Архив» Согласование  
2 Положение об экспертной комиссии организации - источника комплектования МБУ «Архив», исключая районные органы местного самоуправления Представление организации - источника комплектования МБУ «Архив» Согласование  
3 Положение об архиве организации - источника комплектования МБУ «Архив», исключая районные органы местного самоуправления Представление организации - источника комплектования МБУ «Архив» Согласование  
4 Номенклатура дел организации-источника комплектования МБУ «Архив», исключая районные органы местного самоуправления 1. Представление организации - источника комплектования МБУ «Архив»;
2. Историческая справка об организации или дополнение к ней (при первом представлении номенклатуры дел, ее переработке в связи изменениями структуры и функций организации);
3. Копия Устава или положения об организации;
4. Копии положений о структурных подразделениях организации;
5. Копия штатного расписания организации
Согласование  
5 Опись дел (или её годовой раздел) постоянного хранения организации - источника комплектования МБУ «Архив» 1. Представление организации - источника комплектования МБУ «Архив»;
2. Историческая справка об организации - фондообразователе (при первом рассмо-трении описи), дополнение к ней (при реорганизации фондообразовате-ля);
3. Справочный аппарат к описи: титульный лист, предисловие, оглавление, при необходимости - список сокращений, указатели
4. Номенклатура дел (при первом рассмотрении описи);
5. При необходимости - справка о причинах отсутствия дел в описи и принятых мерах по их розыску, подписанная руководителем организации
Решение о представлении описи на рассмотрение ЭПК управленческой документации, по нотариальным действиям, по приватизации (деприватиза-ции) жилья, НТД, аудиовизуальных документов, документов личного происхождения, инициативное документирование и т.д.
6 Опись дел (или её годовой раздел) по личному составу 1. Представление организации - источника комплектования МБУ «Архив»;
2. Справочный аппарат к описи: титульный лист, предисловие, оглавление, при необходимости - список сокращений, указатели
3. Номенклатура дел (при первом рассмотрении описи);
4. При необходимости - справка о причинах отсутствия дел в описи и принятых мерах по их розыску, подписанная руководителем организации
Решение о представлении описи на рассмотрение ЭПК  
7 Акт описания документов Прилагается к описи, составленной в МБУ «Архив» Решение о представлении Акта на рассмотрение ЭПК  
8 Акт усовершенствования описи дел Прилагается к описи, усовершенствован-ной в МБУ «Архив» Решение о представлении Акта на рассмотрение ЭПК  
9 Акт переработки описи дел Прилагается к описи, переработанной в МБУ «Архив» Решение о представлении Акта на рассмотрение ЭПК  
10 Сдаточные описи документов организаций - источников комплектования МБУ «Архив» 1. Номенклатура дел;
2. При необходимости - справка о причинах отсутствия дел в описи и принятых мерах по их розыску, подписанная руководителем организации;
3. Сопроводитель-ное письмо организации - источника комплектования МБУ «Архив»
Решение о приеме документов на постоянное хранение в МБУ «Архив»  
11 Сдаточные описи документов по личному составу 1. При необходимости - справка о причинах отсутствия дел в описи и принятых мерах по их розыску, подписанная руководителем организации;
2. Сопроводитель-ное письмо организации
Решение о приеме документов на постоянное хранение в МБУ «Архив»  
12 Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, составленный в организации – источнике комплектования МБУ «Архив» 1. Выписка из протокола ЭК организации;
2. Копия описи дел постоянного хранения
3. Сопроводитель-ное письмо организации
Согласование  
13 Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, составленный в организации – источнике комплектования МБУ «Архив» 1. Представление организации – источника комплектования МБУ «Архив»;
2. Справка организации-источника комплектования МБУ «Архив» о причинах утраты документов и проведении их розыска
Решение о представлении Акта на рассмотрение ЭПК  
14 Акт об обнаружении документов, составленный в организации – источнике комплектования МБУ «Архив» 1. Представление организации – источника комплектования МБУ «Архив»; Решение о представлении Акта на рассмотрение ЭПК  
15 Акт о неисправимых повреждениях архивных документов, составленный в организации – источнике комплектования МБУ «Архив» 1. Представление организации – источника комплектования МБУ «Архив»;
2. Справка организации-источника комплектования МБУ «Архив», в которую включаются сведения о при-чинах и характере повреждения дел, о возможном восполнении утраченной информации по другим документам
Решение о представлении Акта на рассмотрение ЭПК