Обращения заявителей в архив осуществляются следующими способами:

  • посредством личного обращения в Архив;
  • письменным обращением в Архив;
  • по электронной почте (arhiv_engels@mail.ru), заполнив форму запроса на сайте (для граждан);
  • юридические лица оформляют запрос на бланке организации.

Заявителями могут быть:

  • российские, иностранные граждане и лица без гражданства;
  • органы государственной власти, местного самоуправления;
  • организации и общественные объединения;
  • юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации или в силу наделения их заявителями полномочиями выступать от их имени, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Запрос рассматривается и исполняется архивом, если в нем указаны:

  • наименование юридического лица на бланке организации, для граждан - фамилия, имя и отчество, число, месяц и год рождения;
  • почтовый и/или электронный адреса заявителя;
  • тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
  • личная подпись гражданина или подпись должностного лица.

Запрос может быть не принят к исполнению, если:

  • запрос не содержит наименования юридического лица, для гражданина – фамилии, имени, отчества; почтового и/или электронного адреса заявителя;
  • запрос не поддается прочтению. В таком случае ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилию и почтовый адрес можно прочитать;
  • ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих охраняемую федеральным законодательством тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Заявителя информируют, что необходимая ему информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение таких сведений;
  • в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и в присланном повторном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства. Директор МБУ «Архив» вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу. МБУ «Архив» письменно уведомляет заявителя о принятом решении и причинах его принятия;
  • в нем содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угроза жизни, здоровью и имуществу должностного и/или частного лица, а также членов его семьи. Директор МБУ «Архив» вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю о недопустимости злоупотребления правом на доступ к информации.

Если запрос написан на иностранном языке, архив возвращает его заявителю с уведомлением, что к исполнению принимаются только запросы, написанные на русском языке.

Правомочность получения заявителем запрашиваемой информации.

Запросы, поступившие в МБУ «Архив» от граждан и организаций, касающиеся других лиц, принимаются на исполнение при наличии нотариально заверенной доверенности от субъекта информации (в случае его смерти - от наследника субъекта информации). В тексте заявления гражданина или запроса организации должно быть написано, что заявитель или организация на основании доверенности уполномочены получить запрашиваемые сведения. Далее указывается, кем и когда была выдана доверенность, ее номер.

В случае поступления заявления в МБУ «Архив» от гражданина или запроса от организации о представлении конфиденциальных сведений о другом физическом лице при отсутствии доверенности на получение такой информации в ответе на запрос сообщается, что запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа и не может быть выдана.

В том случае, если запрос, связанный с подтверждением имущественных и иных прав граждан, поступил по электронной почте с указанием только электронного адреса заявителя, по электронной почте запрашивается почтовый адрес заявителя для направления подписанной и заверенной архивной справки (копии, выписки или ответа).